Transfereringar
Transferering innebär en vidareförmedling av bidrag (exempelvis koordinatorsmedel) från en finansiär till en mottagare via Uppsala universitet. Det måste alltid finnas ett godkännande från bidragsgivaren för att en transferering ska kunna göras. Transfereringar kallas även lämnade bidrag.
Bokföring av lämnade bidrag
Transfereringar redovisas i kontoklass 7 Transfereringar, skilt från verksamhetsutfallet.
Rekvisitioner till UU som ska transfereras hanteras på samma sätt som fakturor i leverantörsfakturaportalen. Kontera dessa i kontogrupp 77, 78 eller 79. Välj konto utifrån vilken motpart, d v s mottagare, transfereringen har. I kontoklass 7 måste även finansiärskod anges, d v s vem som finansierar bidraget.
Om mottagaren inte har skickat någon rekvisition, fyll i utbetalningsblankett EA17x/18x och skicka den tillsammans med underlag till UU’s epostadress för fakturaskanning. Den kommer sedan i leverantörsfakturaportalen för kontering enligt ovan och attest.
Bokföring av lämnade bidrags finansiering
Finansiering av lämnade bidrag bokförs vid varje månadsbokslut av Avdelningen för ekonomi och upphandling (AEU) via en transfereringsrutin som hämtar (debiterar) tillgänglig finansiering i projektet och krediterar ett konto i kontogrupp 73 eller 74. Kontot styrs av vilken finansiär bidraget har. Finansiering hämtas från årets bidragsintäkter (kontoklass 3) i projektet, eller om sådana inte finns, från oförbrukade bidrag (konto 273x0).
Vid tertialbokslut och kvartalsstängningar ska fullständig finansiering av lämnade bidrag bokföras, vilket medför att transfereringsrutinen även tar balanserat kapital i anspråk om bidragsintäkter saknas. Om dessa finansieringskällor inte räcker måste institutionen/motsvarande periodisera en upplupen bidragsintäkt i projektet.
Kontoklass 7 ska bli noll vid tertialbokslut och kvartalsstängningar när fullständig finansiering av lämnade bidrag har bokförts.
Periodisering och förfallodatum vid årsbokslut
I årsbokslutet får upplupna bidragsintäkter inte periodiseras för finansiering av lämnade bidrag. Undantag kan göras för transferering av t ex stipendieutbetalningar om bidragsgivaren endast betalar ut bidrag i efterskott. I sådana fall kan en upplupen intäkt bokföras även över ett årsskifte.
Vid årsskiftet är det också viktigt att betalningen av transfereringen sker i samma period som transfereringen är bokförd, d v s att det faktiska pengaflödet stämmer överens med bokföringen. Fakturor avseende lämnade bidrag får alltså inte finnas bokförda som leverantörsskulder på bokslutsdagen. Detta innebär att förfallodatum på dessa i leverantörsfakturaportalen måste vara i god tid före bokslutsdagen.
Institutionernas kontroll och uppföljning
Inför varje kvartalsskifte och tertialbokslut, före stängning, måste varje institution kontrollera att lämnade bidrag är rätt bokförda avseende projekt och finansiär samt att tillräcklig finansiering finns. Detta görs med hjälp av rapporten TRKOLL.
Inför årsbokslutet ska förfallodag av lämnade bidrag kontrolleras med hjälp av rapporten LR40 Kontoklass 7.
Fördelning av bidrag mellan institutioner inom Uppsala universitet
Om en institution mottagit ett bidrag som ska fördelas mellan flera medverkande institutioner görs fördelningen i Raindance med verifikationstyp EBLEXT. Bidragets ursprungliga motparts- och finansiärskod ska användas av båda parter vid överföringen – det är inte fråga om en transferering i egentlig mening utan endast en fördelning inom Uppsala universitet. Samma konto ska användas i både debet och kredit. Kontot avgörs av hur huvudprojektets intäkt är bokförd och när den inkommit:
- Årets intäkter omförs på bidragskontot 3xx10.
- Bidrag som inkommit under tidigare år och finns bokförda på periodiseringskontot 273x0 Oförbrukade bidrag omförs på konto 3x999 Periodisering erhållna bidrag. Då minskar konto 273x0 på huvudprojektet automatiskt vid periodstängning. Alternativt kan omföringen göras på konto 273x0, men observera att detta konto inte syns i rapporten PR25 RÅDRED, vilket man måste ta hänsyn till om rapporten används vid återredovisningen till bidragsgivaren. Observera att båda kontoalternativen skapar en differens i intäktsperiodiseringsrapporten EK93 INTPER, men eftersom differensen är förklarad är den ok.
- Sällsynt: om bidraget har resultatförts sker fördelning inom resp. utanför den egna institutionen på olika konton. Inom institutionen används konto 20700 Balanserad kapitalförändring, mellan institutioner används konto 20710 Omfördelat kapital. Läs mer om omfördelning av balanserat kapital här.