Avstämning av redovisning per verksamhet m.m.
Resultaträkningen Projektnivå
Vid bokslut ska alla poster i resultaträkningen vara bokförda på projektnivå. Det innebär att alla leverantörsfakturor vara attesterade och signerade i sin helhet, anläggningar överförda till AR samt omföringar/fördelningar av kostnader till projektnivå vara registrerade med vertyp EBLEXT/EBLINT innan perioden stängs för grundbokföring. Rapporten PROJÖV visar hur redovisningen är fördelad på projektnivå och är en bra rapport för att följa upp om korrigeringar behöver göras. I PROJÖV kan man kontrollera att alla intäkter/kostnader är bokförda på verksamhet och projekt.
Rapporten AVSPRO visar ytterligare detaljer för kontroll av bokföringen. Nedanstående kombinationer skall normalt inte förekomma i redovisningen:
- förskott och underskott uppträder på samma projekt
- förskott och fordran uppträder på samma projekt
- fordran och överskott uppträder på samma projekt
Dessutom visar rapporten AVSPRO vad som redan finns bokfört som årets kapitalförändring, konto 89990/20900, vilket rapporten PROJÖV inte gör.
I regeringens återrapporteringskrav betonas bl.a. betydelsen av rättvisande redovisning av intäkter och kostnader per verksamhetsgren.
Vsh | Benämning i Raindance | Anslag | Avg enl §4 Avg förordn ktogrupp 31 | Avgifter enl | Bidrag |
110 | Utb på grund- och avancerad nivå | x | x | x | |
111 | Utb avgiftsfinans studenter | x | |||
112 | Beställd utbildning | x | |||
131 | Uppdragsutbildning | x | |||
210 | Forskning/utbildning forskarnivå | x | x | (x) | x |
220 | Bidragsforskning | (x) | x | x | |
230 | Uppdragsforskning | x |
Anm: Anslag verskamhet 220 avser enbart medfinansiering av indirekta kostnader kto 30600. Avgift enl regleringsbrev verksamhet 210 avser främst inträde till museer. Dessutom kan intäkter av andra ersättningar (kontogrupp 34) förekomma på samtliga verksamhetsområden.
Kostnaderna ska fördelas på de olika verksamheter i proportion till nedlagt arbete. Väsentligt för en rättvisande kostnadsbild är att kärnverksamhetens direkta kostnader är rätt fördelade på de olika verksamheterna eftersom de direkta kostnaderna utgör bas för fördelning av stödverksamhetens kostnader och för medfinansiering i förekommande fall. I rapporten ORGÖV ges en översiktlig bild av matchningen intäkter och kostnader per verksamhet, medan rapporten RRORGP (RRORGF för vsh 410 och 510) visar mer detaljerad information om intäkts- och kostnadsslag per verksamhet. Rapporten RRORPK (RRORFK för vsh 410 och 510) visar ovanstående information på kontonivå.
Fördelning av kostnader mellan kärn- och stödverksamhet
Även fördelningen av kostnader mellan kärn- och stödverksamheten behöver följas upp. Typiska kostnader för stödverksamheten, t.ex. uppdragstillägg och del av lön för prefekt/studierektor, lön administrativ personal, stödverksamhetens lokalkostnader och interna telekostnader skall vara bokförda inom projektgrupp xxx00 Stödverksamhet. För vidare information, se dokumentet " Stöd eller kärn?".
Avstämning av redovisningen mot budget
En jämförelse bör även göras av utfall mot årets budget för att få en bra överblick av intäkts- och kostnadsfördelningen. Om avvikelser mellan budget och redovisning förekommer ska de utredas. I de fall avvikelsen beror på felbokföring skall de rättas med vertyp EBLEXT/EBLINT innan perioden stängs för grundbokföring.