Att ta del av allmänna handlingar vid Uppsala universitet
Myndigheters offentliga maktutövning ska ske under insyn och kontroll. En garanti för insyn är offentlighetsprincipen. Den innebär att alla har rätt att ta del av allmänna handlingar som är offentliga.
Offentlighetsprincipen står inskriven i grundlag, i tryckfrihetsförordningen (TF), och innebär att var och en kan vända sig till en myndighet och begära ut en allmän handling, till exempel ett myndighetsbeslut.
Den som begär ut en handling behöver inte säga sitt namn eller vad hon eller han skall använda handlingen till.
Vad är en allmän handling?
En handling är allmän om den har upprättats vid, skickats ut från eller inkommit till myndigheten. Handlingen ska vara förvarad hos myndigheten.
En allmän handling kan vara en text, en bild, en bandinspelning, en film eller annan information som exempelvis har lagrats i en dator.
Huvudregeln är att allmänna handlingar är offentliga. Var och en ska kunna ta del av dem.
Vilka allmänna handlingar är inte offentliga?
En del allmänna handlingar innehåller sekretesskyddad information som inte får lämnas ut. Informationen kan hemlighållas enligt Offentlighets- och sekretesslagen om den omfattar:
-
Rikets säkerhet eller dess förhållande till annan stat eller mellanfolklig organisation
-
Rikets centrala finanspolitik, penningpolitik eller valutapolitik
-
Myndigheternas verksamhet för inspektion, kontroll eller annan tillsyn
-
Intresset att förebygga eller beivra brott
-
Det allmännas ekonomiska intresse
-
Skyddet för enskilda medborgares personliga eller ekonomiska förhållanden
-
Intresset att bevara djur- och växtarter
-
Handlingar i ärenden där beslut ännu inte fattats är ofta inte offentliga.
En sekretessprövning utförs därför alltid innan utlämnande.
Hur får jag ut en allmän handling?
För att få ut en allmän handling från Uppsala universitet ska du vända dig till universitetets registratorsfunktion eller arkivarier. Du har rätt att ta del av handlingen, och myndigheten ska utan onödigt dröjsmål lämna ut den.
Du har också rätt att få en avskrift eller kopia av handlingen mot att du betalar en avgift. Enligt Avgiftsförordningen (1992:191) får man ut upp till nio sidor gratis, den tionde sidan kostar 50 kronor och varje sida därutöver 2 kronor.
Vissa handlingar kan komma att lämnas ut elektroniskt: det är myndigheten som bestämmer formerna för utlämnandet (2 kap. 16 § Tryckfrihetsförordningen, TF).
En begäran om allmän handling vid Uppsala universitet:
• registreras vid myndigheten och utgör i sig en allmän handling, vilken kan lämnas ut på begäran.
• tillställs för kännedom de tjänstemän som berörs av en begäran om utlämnande.
Vi kommer att hantera din begäran skyndsamt, vilket enligt Justitieombudsmannen (JO) kan innebära att det kan dröja upp till några dagar innan besked kan ges om huruvida den efterfrågade handlingen är allmän samt offentlig och därmed kan utlämnas. Vid begäran av större mängd material kan det ta längre tid (se t.ex. beslut: JO 4209-09 och JO 5308-11).
Om myndigheten avslår din begäran att ta del av handlingen har du i regel rätt att få saken prövad av domstol (Kammarrätten). För att göra detta behövs ett skriftligt överklagbart beslut (6 kap. 3 § offentlighets- och sekretesslagen, OSL). Ett sådant beslut har du därför rätt att få från myndigheten.
Särskild information vad gäller begäran om e-postloggar och e-post-korrespondens vid Uppsala universitet
Begäran om e-postloggar/e-postmeddelanden omfattas av regelverket för begäran om allmän handling enligt ovan.
Handlingar från e-postsystem vid Uppsala universitet lämnas inte ut i digital form (2 kap. 16 § TF). Handlingarna erhålls endast som papperskopior eller kan läsas vid besök på myndigheten.
Papperskopior av handlingar lämnas ut mot avgift enligt Avgiftsförordningen (1992:191).
Handläggningen av en begäran om e-postlogg/e-postmeddelanden underlättas om du kan ge oss följande information: tidsperiod, e-postadresser, samt eventuella sökord.
Vid Uppsala universitet sparas meddelanden i e-postsystemets tekniska miljö i ca 30 dagar efter att meddelanden raderats från användarkontot.
I den mån begärda meddelanden kan återfinnas görs sedan en bedömning om handlingarna är allmänna. Ett e-postmeddelande som inkommer eller skickas till/från Uppsala universitet är, med några undantag, en allmän handling. Ett meddelande som är adresserat direkt till en anställd vid Uppsala universitet är allmän handling, om handlingen gäller ett ärende eller någon annan fråga som ska handläggas av myndigheten och inte är avsedd för mottagaren endast som innehavare av annan ställning (2 kap. 8 § TF).
Här kan du hitta information om allmänna handlingar:
Offentlighet och sekretess hos det allmänna (Informationsmaterial utgivet av Justitiedepartementet)
Lagstiftning:
Offentlighets- och sekretesslagen
Tryckfrihetsförordningen
Avgiftsförordningen (för information om avgifter för kopior, avskrifter, utskrifter m.m.)
Uppsala universitets regeldokument:
Hantering av allmänna handlingar vid universitetet
Rutiner för hantering av e-post vid Uppsala universitet
För mer information, kontakta: Diariet