Ändring av användarnamn till vissa Microsofttjänster
Universitetsgemensam IT (UIT) genomför under mars till maj 2023 ett arbete för att möjliggöra lanseringen av nya samarbetsytor i SharePoint.
Bakgrund
Under åren har ett antal medarbetare skapat konton hos Microsoft för att på eget initiativ eller efter inbjudan från någon använda en eller flera av Microsofts molntjänster. Många har skapat sitt konto med sin mejladress från universitetet. Microsoft har hanterat dessa konton lite olika över tid men i många fall har kontot automatiskt klassats som ett organisationskonto utifrån att epostadressen slutar med ”.uu.se”.
Microsoft har automatiskt samlat konton från samma subdomän (av typen inst.uu.se) i en s k ”tenant”, som är Microsofts sätt att dela in sitt moln i enheter som administrativt kan avgränsas till en enskild organisation. Det finns därför idag drygt 50 tenants hos Microsoft för konton som använder universitetets mejladresser. Dessa tenants har egentligen ingenting med Uppsala universitet att göra. Det finns t ex ingen koppling till universitetets konto- och inloggningshantering och universitetets campuslicens är inte applicerad på användare i dessa tenants.
Det finns också en tenant som är universitetets officiella. I den har vi t ex alla studenter sedan ett antal år tillbaka och medarbetare som på undantagsbasis fått en eller flera Microsofttjänster aktiverade återfinns i denna. I denna tenant har vi möjlighet att administrera användare genom att integrera med AKKA och inloggningen görs via gemensam webbinloggning.
Vi behöver nu se till att samtliga medarbetare vid universitetet (personer med AKKA-konton) finns i vår officiella tenant. Tyvärr är då ca 50 subdomäner låsta till andra tenants (en domän kan bara finnas i en tenant) vilket gör att medarbetare vid ett antal institutioner inte kan logga in i den officiella tenanten. Detta åtgärdar vi nu enligt nedan.
Beskrivning av arbetet
UIT har identifierat vilka subdomäner (≈institution) som är berörda och fått åtkomst till motsvarande tenant av Microsoft. Vi har därefter kontrollerat vilka användare som finns i respektive tenant. Ofta är det bara en handfull av institutionen medarbetare som skaffat ett konto men i vissa fall är det över hundra.
Vi kontaktar berörda användare, och i de fall användarna är många även prefekten, och meddelar att vi behöver göra ett byte av inloggningsnamn för microsofttjänster.
Bytet går till så att vi byter domännamn i den berörda tenanten från inst.uu.se till instuuse.onmicrosoft.com. Praktiskt innebär det att inloggningsnamnet ändras för användaren vid inloggning i Microsofttjänster där hen tidigare använt sin institutionsepostadress. Observera att det inte påverkar några andra inloggningar, t ex epost.
Exempel:
Karla Karlsson på institutionen för knappologi har skapat ett konto hos Microsoft för att använda PowerBI. Hon loggar in med användarnamnet karla.karlsson@knappologi.uu.se och ett lösenord hon valt specifikt för denna tjänst.
Efter ändringen kommer hon att logga in med användarnamnet karla.karlsson@knappologiuuse.onmicrosoft.com när hon använder PowerBI.
Inga andra tjänster påverkas.
När subdomänen är ”frigjord” inkluderar vi den i universitetets officiella tenant som när arbetet är avslutat kommer innehålla samtliga subdomäner under uu.se som har aktiva användare. I denna tenant tillhandahåller UIT för närvarande inga tjänster förutom undantagsaktiverade men senare i år kommer SharePoint Online att tillgängliggöras.
Status
Samtliga subdomäner är nu flyttade.
Innehållsansvarig: Per-Olof Andersson 25 maj 2023