Hur ska vi kommunicera vår donation?
I samband med formulering av gåvobrevet är det bra om ni med donatorn diskuterar hur ni önskar att donationen ska kommuniceras. Vissa donatorer vill inte synas alls medan andra gärna ser att donationen kommuniceras publikt.
Uppsala universitet strävar efter att hålla en gemensam linje gentemot externa aktörer vad gäller namngivning. Att namnge till exempel lokaler eller verksamheter efter en donator är i vissa fall möjligt efter beslut av rektor. Mer information om detta finns i Uppsala universitets riktlinjer för namngivning (UFV 2021/75). Eftersom det kan var svårt att bedöma vad som är rimlig ”nivå” på synlighet, och vad donatorn kan uppfatta vara en positiv återkoppling, rekommenderas starkt att involvera Development Office i dessa samtal så tidigt som möjligt.
Om ni och donatorn är överens om att offentliggöra donationen, till exempel medialt, samarbetar Development Office och universitetets kommunikationsavdelning om hur detta kan göras på bästa sätt. Det är inte alltid ett pressmeddelande från Uppsala universitet är det optimala sättet att nå ut.
Kommer donatorn att uppskatta att bli tackad i kommande publikationer och annan kommunikation om projektet? Även om en donation inte kan villkoras till att donatorn tackas offentligt, är det oftast en mycket uppskattad gest. Lova inte mer än ni kan leva upp till, men ta vara på de möjligheter som finns till att säga tack. Notera att överenskommelsen ska vara i enlighet med donationsförordningen och Ekonomistyrningsverkets föreskrifter.
Det finns naturligtvis en mängd olika sätt att kommunicera en donation och på så vis även tacka donatorn. I samtliga fall gäller att all kommunikation stäms av med donatorn eller dennes företrädare i förväg och helst även med Development Office.