Är gåvobrev och övrig formalia OK?
För att reglera förhållandet mellan donator och mottagare måste ett gåvobrev upprättas och skrivas på av donator samt institutionens prefekt.
Mottagare av en donation är alltid Uppsala universitet som myndighet, alltså inte enskilda medarbetare eller enheter. Beslut om mottagande fattas därmed av rektor, eller av den som av rektor delegerats uppgiften i enlighet med vid tidpunkten gällande delegationsordningar. Det är vanligen prefekten som skriver på.
Development Office ger råd om formuleringar i gåvobrevet innan det tillställs juridiska avdelningen. Här granskas bland annat skrivningarna angående:
- parterna (donatorn måste vara en namngiven privatperson eller juridisk person),
- donationens ändamål,
- gåvans art, belopp samt form och tidpunkt för utbetalning eller tillgång till donationen,
- eventuella övriga klausuler.
Därefter skickas gåvobrevet i två exemplar till donator för underskrift. När gåvobrev återsänts till Uppsala universitet skall detta undertecknas av behörig person i enlighet med gällande delegationsordning.
Tänk på att beroende på donationens konstruktion (stiftelse, anknuten stiftelse, direkt donation, etc.) samt storlek på donationen, kan olika former av förvaltning vara tänkbara. Riktigt stora donationer kan bli stiftelser som förvaltas av Uppsala akademiförvaltning (UAF) som historiskt sett har varit mycket framgångsrik i sin förvaltning. En stabil och stark avkastning är ju särskilt viktigt vid större donationer som löper över längre tid. Uppsala akademiförvaltning kan genom sin samförvaltning av fler än 600 stiftelser också erbjuda en modell där förvaltningskostnaderna vida understiger de kostnader som vanliga affärsbanker erbjuder för stiftelser som de förvaltar.
Observera – i och med att det krävs ett rektorsbeslut när Uppsala universitet ska ta emot donationer som ska förvaltas i en stiftelse, är det extra viktigt att du i förhand tar kontakt med Development Office, för att få vägledning kring hur ett sådant donationsärende ska handläggas.
Innan gåvobrev kan skrivas:
- Riskanalys för donationen måste göras. Här hjälper Development Office till.
- Rimlig och adekvat detaljerad projektplan och budget som ska ha godkänts av prefekt och eventuella övriga berörda.
- Kommunikationsplan för donationen och projektet. Se vidare avsnittet ”Hur ska vi kommunicera?”
- Underlag för eventuellt mottagande av utrustning kan kräva utredning, eftersom utrustningen kan medföra följdkostnader, medfinansiering, regler för användning av andra forskare, och i vissa fall t.o.m. riskera att anses som en muta.
Efter signering ska gåvobrevet arkiveras i diariet och en kopia skickas till Development Office. Donationer ska arkiveras med diariebeteckning 2:2:4.