Har vi budgeterat korrekt?
Om donationen ska täcka projektets samtliga kostnader måste alla kostnadsslag vara inkluderade och ”overhead” samt lönebikostnader inräknade. Det gåvobrev som tecknas inför mottagandet av donationen får heller inte innehålla begränsningar för täckning av sådana kostnader. (Se även avsnittet Köpa in ny utrustning eller anställa personal.)
Tänk på följande punkter när ni budgeterar:
- Ta hjälp av den som är ekonomiansvarig på institutionen eller avdelningen för att skapa enklast möjliga struktur kring projektet. Överväg också om det finns andra interna och/eller externa medfinansiärer som ska informeras.
- Har alla kostnader inkluderats? Tänk på att det tillkommer kostnader vid eventuell rekrytering. Även kommunikation av projektet kan komma att kräva en budgeterad plan.
- Det är viktigt att donatorn förstår vilka ändamål overhead-kostnader avser. Ta därför hjälp av ekonomiansvarig vid institutionen för att exemplifiera sådana kostnader.
- En enkel projektstruktur med tydlig koppling till budget ger goda möjligheter för enkel uppföljning av projektet och hur pengarna förbrukats, när den frågan kommer från donatorn eller andra aktörer.