Skapa tillgängliga dokument (word, pdf)
För att ett dokument ska bli tillgängligt krävs egentligen samma sak som för en webbsida: att innehållet på sidan ska vara uppmärkt och strukturerat på rätt sätt och att bilder och diagram ska förklaras i text för den som använder skärmläsare. Dokument som ska publiceras på webben bör vara i PDF-format om informationen inte passar att läggas direkt på en webbsida.
Gör så här i Word
För de allra flesta dokument krävs bara ett fåtal åtgärder för att de ska bli tillgängliga. Oftast handlar det om följande tre åtgärder i Microsoft Word:
- Använd rätt styckeformat för de olika delarna av texten. Det vill säga rubrik 1/2/3/4 för rubriker och normal för brödtext. Det är också viktigt att följa hierarkin när man sätter rubriker och inte hoppa över rubriknivåer: rubrik 1 får inte följas direkt av rubrik 3.
- Ge dokumentet en tydlig och beskrivande titel i dokumentets egenskaper. Gör såhär: klicka på menyn Arkiv uppe till vänster och fyll i fältet Titel som finns till höger under Egenskaper.
- Om du har bilder eller figurer i dokumentet ska de ha ifylld alternativ text. Gör såhär: högerklicka på bilden, välj Formatera bild. I fältet som öppnas till höger, klicka på den tredje ikonen (Layout och egenskaper). Klicka på rubriken Alternativ text och fyll i fältet Beskrivning.
Den alternativa texten bör hållas ganska kort. Om din bild är ett diagram eller liknande med mycket information, ge den också en mer utförlig beskrivning i form av en figurtext. Högerklicka på bilden och välj Infoga beskrivning, och tryck OK. I figurtextfältet, beskriv figuren utförligt så att den kan förstås även om läsaren inte kan se den.
Se också: Universitetsbibliotekets guide för att skapa tillgängliga dokument
Tips: Om du redan har formaterat ditt dokument utan att använda rätt styckeformat kan du ställa markören i till exempel din första rubrik, högerklicka på styckeformatet Rubrik 1 och välja Uppdatera Rubrik 1 så att markeringen matchas. På så vis får rubriken rätt styckeformat utan att formateringen ändras.
Kontrollera tillgängligheten
Microsoft Word har en inbyggd kontroll av dokumentets tillgänglighet som kan ge förslag på åtgärder om den hittar några problem. För att kontrollen ska funka krävs att dokumentet är sparat med filändelsen docx. Om du använder Mac: Klicka på fliken Granska och på knappen Kontrollera åtkomst. Om du använder Windows: Klicka på fliken Arkiv, sedan på knappen Felsök och välj Kontrollera åtkomst. På höger sida av dokumentet öppnas ett fält där eventuella problem visas och förklaras.
Tabeller
Tabeller bör inte användas för att styra layout utan ska bara användas för att presentera ren tabelldata såsom mätvärden, statistik och liknande. Försök att hålla tabellen enkel. Om dina data är komplexa, försök dela upp informationen i flera mindre tabeller med en rubrik ovanför varje tabell. För att tabeller ska bli tillgängliga för skärmläsare krävs att både kolumner och rader är tydligt identifierade med rubriker.
Skapa PDF-dokument
Om du vill skapa ett pdf-dokument utifrån ditt Word-dokument är det ytterligare ett moment som behöver göras (för detta krävs Adobe Acrobat DC):
- I Word, välj Spara som Adobe PDF och öppna dokumentet i Adobe Acrobat DC.
- Klicka Arkiv -> Egenskaper -> Inledande vy och under rubriken Fönsteralternativ välj Visa: Dokumenttitel. Spara ändringarna i dokumentet.
Nu bör ditt PDF-dokument vara tillgängligt, men för att vara säker är det bra att göra en tillgänglighetskontroll. Klicka på menyn Visa -> Verktyg -> Tillgänglighet -> Öppna. I fältet som öppnas till höger, klicka på Tillgänglighetskontroll. I fältet som öppnas till vänster ser du vad som eventuellt behöver kontrolleras manuellt eller åtgärdas.
När ska pdf-filer användas?
Pdf bör endast användas för:
- Dokument som är långa och som i första hand är tänkta att läsas i utskrivet format.
- Statiska dokument såsom lagtexter, regleringsbrev och instruktioner där det är viktigt att dokumentets layout, grafik och innehåll alltid presenteras på samma sätt.
- Att presentera matematiska formler.
- Dokument som enligt lag måste se ut på ett specifikt sätt.
- Dokument som innehåller tabeller med många kolumner.
Om du länkar till ditt dokument från en webbsida, se till att beskriva dokumentets innehåll på webbsidan så att användaren kan bedöma om det är relevant att ladda ner och öppna. Det är också viktigt att själva länktexten är tydlig. Använd gärna dokumentets titel i länktexten.