Tips för att underlätta introduktion på distans
Hitta formerna för en digital introduktion
-
Gör introduktionen varm och personlig! Det kan kännas ensamt att arbeta hemma och för den nyanställde kan det upplevas än värre. Involvera de närmaste medarbetarna i utformningen av planen. Kanske kan medarbetarna komma med förslag till både formella och informella aktiviteter som kan bidra till att introduktionen blir en positiv och minnesvärd upplevelse.
-
Planera för regelbundna introduktionsaktiviteter som säkerställer en systematisk introduktion.
-
Tillsammans med övriga medarbetare fundera över vilka andra grupper/övriga team/individer som det är viktigt för medarbetaren att skapa relation med. Planera in digitala introduktionsmöten i introduktionsplanen.
-
Involvera medarbetaren själv i skapandet av planen. Är det något de själva vill ska vara med i introduktionen?
-
Kan vissa delar av introduktionen utformas som digitala introduktionsutbildningar och användas vid framtida digitala introduktioner? Se över vilka digitala introduktionsutbildningar/-tillfällen som finns inom universitetet (MP)
-
Vilka digitala grupper/informationskanaler behöver den nya medarbetaren bli medlem i (bloggar/mp-grupper/övrigt)?
Att tänka på som chef
-
Att vara tydlig med vilka förväntningar du som chef har på den nya medarbetaren blir extra viktigt. Det är svårt för en ny medarbetare att få förstå ”hur det funkar här” på distans samtidigt som de inte vill göra fel. När behöver medarbetaren vara tillgänglig? Vilken tid förväntas hen börja? etc. Förväntningarna kan vara på ett visst sätt under en kortare tid för att sedan ändras. Tydliggör detta för att den nya medarbetaren så att hen kan känna sig trygg i vad som förväntas av dem och att inte orsaka onödig stress.
-
Det blir extra viktigt att skapa en känsla av delaktighet redan från start. Ett sätt att göra det är att ha digitala teammöten dagligen. Där kan diskuteras –vad är status just nu? Vad står på agendan idag? Erfarenheter från igår?
-
Digitala fikapauser. Såväl som de formella mötena ökar betydelsen av de informella mötena då de personliga mötena inte kan komma till stånd på distans. Mötesforum för det informella blir allt viktigare även i den digitala världen där utrymme ges för att bara umgås, skratta, prata om annat än arbete.
-
Boka regelbundna individuella avstämningar med din nya medarbetare för att höra hur det går. Är det något som inte fungerar som det ska, som medarbetaren saknar? Skypemöte eller zoom kan fungera för detta ändamål. Ett telefonmöte kan också fungera bra!
-
Träffas ändå? Om det är möjligt, bjud in din medarbetare till kontoret första dagen för att ordna med det praktiska träffas, kanske luncha. Kanske går det att hitta former, trots social distansiering att träffas på arbetet eller utanför, t.ex. genom avstämningspromenader utomhus.
-
En ny medarbetare vill vara produktiv och komma igång med arbetet så fort som möjligt! För att underlätta för medarbetaren så att denne inte blir bakbunden av tekniska hinder, skapa en kontaktlista med telefonnummer och mejladresser till alla personer/supportkanaler som ni kan komma på.
-
Be om feedback inför kommande introduktioner på distans. Vad kan göras bättre till nästa gång?
-
Hur kommunicerar vi med varandra? Berätta för den nya medarbetaren vilka kontaktvägar vi använder oss av, när och hur vi använder oss av dessa.
Här finner ni ett generellt stödmaterial för introduktion av nya medarbetare.