Urval i Varbi
Rekryteringssystemet Varbi erbjuder olika sorters stöd för att hantera kandidater och ansökningar i urvalsarbetet. Här listas de vanligaste funktionerna.
Vissa av funktionerna som beskrivs kräver att man har behörighet för detta. Behörighet ges ut av er lokala HR-generalist/motsv.
Läsa ansökningar - Ansökningar kan läsas direkt i systemet genom att klicka på kandidatnamnet. Det går även att öppna flera ansökningar samtidigt genom att marker flera, eller alla, kandidater och använda funktionen ”Visa ansökningar”. Antingen öppnar man de direkt på skärmen och kan bläddra mellan ansökningarna i flikar överst eller så kan man skapa en PDF med alla ansökningshandlingar sammanslagna. PDF-filen går sedan att spara ner eller skriva ut.
Status - Man kan vid behov ändra status på ansökningar i systemet. Ett flertal olika statusar finns att välja på (t ex ”Ej intressant”, ”Kanske intressant” och ”Urval”) och det går sedan att filtrera på kandidatstatus om man t ex bara vill se det aktuella urvalet. OBS! Status ”Anställd” innebär att kandidaten förs över till lönesystemet Primula och ska endast sättas på kandidaten som anställs.
Filtrering - Det går att filtrera ansökningar på olika sätt förutom med status (t ex på vilka språk kandidaten kan, om hen har körkort etc.). Har man haft med urvalsfrågor i ansökningsformuläret kan sortering (manuell eller automatisk) och filtrering av ansökningar även ske beroende på kandidatens svar på dessa frågor.
Kommentarer och bilagor - Man kan skriva in kommentarer kopplade till ansökan. Kommentarerna kan vara personliga, så bara den som skrev den kan se kommentaren, eller gemensamma så alla i rekryteringsgruppen kan ta del av kommentaren. Det går också att ladda upp bilagor till ansökningar. Dessa kommentarer och bilagor kan inte ses av kandidaten.
Poäng och markering - Varje ansökan kan markeras med en poäng (0 – 100) och/eller markering (A – Z). En ansökan kan bara ha en markering men om olika personer i rekryteringsgruppen sätter olika poäng räknas en snittpoäng ut per ansökan.
Kommunikation och meddelanden - Rekryteringssystemet kan även användas för kommunikation med kandidater. Meddelanden till och svar från kandidater sparas i systemet kopplade till ansökan, det går även att se om ett meddelande tagits emot och lästs av kandidaten.
Intervjubokning - Genom systemet går det att skapa intervjutillfällen som kan skickas ut till aktuella kandidater. Kandidaterna kan sedan välja mellan de olika tiderna enligt principen ”först till kvarn”. Intervjubokningsfunktionen kan kopplas till Outlook eller annan extern kalender.
Mer information finner ni i manualen för hantering av ansökningar och kandidater i Varbi.