Debitering och bokföring
Underlag debitering
Information från Primula respektive katalog- och behörighetssystemet (Akka) utgör underlag för debitering av IT-avgiften. IT-avgiften knyts till person, dvs. en avgift betalas för en anställd/övrigt verksam oavsett tjänstens omfattning och hur många organisatoriska enheter personen är verksam vid.
I Akka finns begreppet "Primärt verksam” som har skapats för att ange vilken organisatorisk enhet som ska belastas med IT-avgift för övrigt verksamma.
Varje månad hämtas uppgifter om medarbetare som enligt Primula har en aktiv anställning per den 1:a i månaden och IT-paket enligt Akka. Uppgifter om projektkod och IT-paket för övrigt verksamma hämtas från Akka. Uppgifterna tas ut efter Primulas månadsomställning och tidigast den 21:a i varje månad.
IT-avgift debiteras inte för anställda som under en hel månad är 100 % tjänstlediga, sjuklediga > 90 dagar eller föräldralediga för barn 0 – 12 år.
Bokföring av IT-avgift
IT-avgiften redovisas direkt på kärnverksamhetens kostnadsbärare (projekt). Bakgrunden till detta är att synliggöra avgiften på projektnivå.
IT-avgiften debiteras institutioner/motsv. månadsvis och bokförs enligt nedan:
- avgiften bokförs varje månad på konto 57200 IT-avgift
- avgiften för anställda fördelas enligt aktuell lönefördelning i Primula
- avgiften för övrigt verksamma bokförs på projektnummer enligt registrerad uppgift i Akka
Observera att retroaktiva ändringar av lönekonteringar i Primula inte medför automatisk omföring av IT-avgifter. Retroaktiva justeringar måste manuellt omföras av institutioner/motsv.
IT-avgiften ingår inte i fördelningsbasen vid debitering av indirekta kostnader.
Projektnummer debitering
IT-avgiften för anställda debiteras enligt aktuell lönekontering i Primula. Dvs avgiften fördelas på ett eller flera projekt och institutioner/motsv.
För övrigt verksamma debiteras den organisatoriska enhet där personen är primärt verksam. I Akka finns ett obligatoriskt fält där projektnummer för övrigt verksamma kan anges. Om inget projektnummer registreras i Akka kommer IT-avgiften för övrigt verksamma att bokföras på projektnummer xxx 05 2000. Detta projektnummer har verksamhetskod 210 för samtliga institutioner/motsv. med undantag för org. enheterna 140, 265, 600, 710-753 samt 901-911 som har ett projekt med verksamhetskod motsvarande enhetens inriktning.