FAQ Varbi
1. Skapa rekryteringsärende
2. Attestering
3. Begär publicering
4. Beslut, anslag och anställningsärende i Primula
5. Företrädesrättsmodulen
6. Arkivering, gallring och GDPR
1. Skapa rekryteringsärende
Frågor | Svar |
Hur vet jag vilken checklista som ska användas? | Checklistorna i Varbi motsvarar olika rekryteringstyper och innehåller anpassade funktioner. Välj den checklista som motsvarar din rekrytering, om det är oklart kan HR-avdelningen hjälpa till att vägleda. |
Jag har en lärarrekrytering och stegen i checklistan jag valt motsvarar inte den process vi använder. | De olika lärarchecklistorna är framtagna av en representatgrupp fakultetshandläggare. Checklistorna är anpassade för att kunna stödja olika processer på de olika fakulterna. På MP finns rutinbeskrivningar för hur checklistan ska användas av er fakultet. |
Varför måste jag spara efter varje fält i checklistorna? | Just nu krävs det att man klickar spara efter varje fält med inmatning i checklistorna. Vi väntar på att leverantören hittar en annan lösning. |
Vad är det för skillnad mellan "Spara" och "Godkänn" vid inmatningsfält? | I systemet är det ingen skillnad på spara och godkänn. Alla datumfält har en godkänn-knapp istället för spara men funktionen är densamma. Datum som läggs in sparas i vissa fält som "beslutsdatum". |
Ska rekryteringsansvarig för ärendet göra något i fältet "Anvisning eller omplacering (eventuell)" i initieringsläget? | Nej, fältet ska endast användas av HR-specialister vid behov. |
Finns intervjumallen på engelska? | Ja, den finns tillgänglig på engelska. |
Hur ser rutinen ut när en provanställning övergår till en tillsvidareanställning innan avtalad tid? | Rutinen på Mp är uppdaterad med följande: Skapa ett nytt anställningsärende i Primula och ta ut ett nytt avtal tillsvidare och skriv under övriga upplysningar att det ”Ersätter tidigare anställningsavtal med samma diarienummer”. Bifoga sedan underskrivet avtal i Primulaärendet och skicka vidare i Primula webb. |
Ass.dor (assistent med doktoranduppgifter): Vilken checklista ska användas? | Den sammanlagda anställningstiden för en doktorand får inte vara längre än vad som motsvarar utbildning på forskarnivå på heltid under fyra år. Checklistan TA-rekrytering ska användas om institutionen önskar anställa en assistent med doktoranduppgifter. Kom ihåg att kopiera kravprofil till redigeringsläge annons. Om anställningen som assdor önskas förlängas när anställningstiden löper ut går det bra att använda sig av rutinen för förnyad anställning. |
Om vi har ett akut kortvarigt behov hur gör vi i Varbi? | Ett exempel på hur du hanterar det hittar du via länken. |
Jag ska använda meddelandefunktionen i checklistan men hittar inte personen i listan över mottagare. | I checklistan går det bara att skicka meddelanden till personer som har minst läsbehörighet till ärendet i Varbi. Ge först personen behörighet i admin-läget eller genom funktion i ”Rekryterings-/arbetsgrupp” längst ner i checklistan och därefter går det att skicka meddelanden. |
Kan man annonsera stipendier i Varbi? | Nej, stipendier registreras för närvarande inte i Varbi. |
2. Attestering
Frågor | Svar |
När jag ska välja attesterare finns inga eller fel namn som val, vad gör jag? | För att kunna attestera ett ärende krävs att prefekt/motsvarande har behörighet både som attesterare och för att kunna ändra ärendet. Lägg till behörigheten på institutionsnivå i admin-läget (se manual) för att ge åtkomst till alla ärenden på er institution/avdelning. |
Det finns 2 svara-knappar i attesteringsbegäran till chef, varför? | Varbi kan i nuläget inte ta bort svara-knapparna. Attesterare ska använda länken direkt till ärendet. |
Kan chefen se flera ärenden och slippa öppna varje ärende i mailen? | Ja, det kan man. Vi har kompletterat informationen i den nanolearning som skickats ut till prefekt/motsvarande, hur man i Varbi kan se alla ärenden som behöver attesteras. |
3. Begär publicering
Frågor | Svar |
Hur gör jag när jag vill att en annons ska publiceras på Euraxess? | I de fall ni vill att en annons ska publiceras på Euraxess så behöver ni skicka kompletterande information i form av ett formulär till varbi@uu.se. Detta skickas i samband med att publiceringsbegäran görs i Varbi. Se vidare rutinbeskrivning för publicering via Euraxess. |
Hur gör jag när jag vill annonsera via andra externa kanaler, tex Nature Jobs? | Extern publicering sker via Nowa Kommunikation AB.HR-generalist/motsvarande vid institution/motsvarande ansvarar för beställningen och har direktkontakt med Nowa. Se vidare rutinbeskrivning för publicering via externa kanaler. för publicering via externa kanaler. |
Varför sparas inte mitt innehåll? | I de fall man har flera fönster öppna i Varbi sparas inte alltid innehållet. Prova stäng ner övriga fönster och spara sen på nytt. |
Jag vill förlänga utlysningstiden för min annons, hur går jag tillväga? | I de fall du vill förlänga utlysningstiden för en annons mailar du varbi@uu.se. OBS! sista ansökningsdag får inte infall på en helgdag. Innan man beslutar om att förlänga annonseringstiden är det bra att göra en analys av situationen. En rekommendation är att se över kravprofilen i det läge det inte inkommit sökanden som uppfyller förväntningarna/kraven. Kanske behöver annonsering ske via andra kanaler?
Om annonseringstiden förlängs behöver samtliga sökanden meddelas om detta samt informeras om att de står kvar som sökande. Kravprofilen och annonstexten får då inte förändras. Om kravprofilen behöver förändras är rådet att göra om rekryteringen. |
Jag vill förkorta utlysningstiden för min annons, kan jag det? | Ansökningstiden ska inte förkortas när den blivit publicerad då det kan medföra att kandidater som har för avsikt att söka anställningen inte hinner göra det i tid på grund av att sista ansökningsdatum ändras under pågående annonsering. |
Jag vill ändra i annonstexten efter publicering, hur gör jag? | Utgångspunkten är att inga ändringar ska göras efter publicering. Bedömning av kandidater görs utifrån kravprofilen och ändringar av den skulle innebära förändrade förutsättningar när det gäller bedömning av kandidater. Om det handlar om en mindre ändring som inte påverkar urvalet på något sätt, såsom t.ex. felstavat ord, eller fel telefonnummer för kontaktpersonen, så går det att lösa. Om så behöver göras kontakta varbi@uu.se. Eventuella ändringar behöver i ett sådant fall göras i samtliga annonseringskanaler. |
Varför ser min annons inte likadan ut på uu.se och på platsbanken? | Om den annons som publiceras på uu.se överstiger 5500 tecken kommer inte hela annonsen att kunna publiceras på platsbanken på grund av en teknisk begränsning hos dem. I de fall det inkommer annonser som är för långa, förkortar varbiadmininstratörer på HR-avdelningen annonstexten som ska publiceras på platsbanken samt kompletterar annonsen med en länk med hänvisning till ursprungsannonsen på Uu.se |
Kommer all information att följa med om jag kopierar ett ärende där checklistan uppdaterats? | Ja, när du kopierar ett ärende följer informationen från den gamla checklistan med. Obs! Det kan hända att nya fält lagts till/tagits bort vid en uppdatering av den aktuella checklistan varför det är bra att titta på hur checklistan för det aktuella ärendet ser ut i dagsläget innan du kopierar ett ärende för att säkerställa att checklistorna stämmer överens. Om du märker att checklistan ser annorlunda ut är det bättre att skapa helt nytt ärende och inte kopiera ärendet från en gammal checklista. |
4. Beslut, anslag och anställningsärende i Primula
Frågor | Svar |
Hur fungerar kopplingen till Primula? | När en kandidat ska anställas ska kandidatstatus ändras till ”Anställd” i Varbi. Alla kandidater med status "Anställd" kommer att föras över till Primula där ett anställningsärende skapas per automatik. För dessa rekryteringsärenden ska man INTE skapa ett manuellt anställningsärende i Primula. Integreringen mellan systemen sker var 15:e minut. Det innebär att man kan behöva vänta som mest 15 minuter innan ärendet syns i Primula. Har det gått mer än 15 minuter efter att statusen ändrades på kandidaten kontaktas varbi@uadm.uu.se för felsökning. |
Vad används kommentarsrutan i anslaget till? | I kommentaren anges om företrädesrätt begärts av annan kandidat i ärendet, om det är en förnyad av särskilda skäl eller om rekryteringen var utan anmärkning. |
Vad är det för skillnad på ärendestatus "Tillsatt" och "Tillsättningsbeslut" i Varbi? | Ett ärende får status "Tillsatt" när en kandidat får status "Anställd". När anslaget görs ändras ärendestatus till "Tillsättningsbeslut". |
Hur informerar jag ATO om en anställning nu när Edgar är stängt? | Information till ATO hanteras centralt av HR-avdelningen. Det innebär att VHR inte längre behöver skicka information om anställning när rekryteringen avslutats. |
Jag har ett ärende med en "gammal" checklista. Vad behöver jag göra? | De gamla checklistorna har ingen integration till Primula och saknar steget prövning, granskning och beslut. Gör enligt följande: 1. Skapa ett ärende i Primula enligt tidigare rutin. 2. Ladda upp ett underskrivet beslut och anställningsavtal som bilagor till ärendet i Varbi. 3. Anslå och arkivera enligt rutin. |
5. Företrädesrättsmodulen
Frågor | Svar |
En arbetstagare säger sig ha skickat in anmälan om företrädesrätt men syns inte i lista över giltiga anmälningar. | Efter att en anmälan skickat in måste administratör på HR-avdelningen först verifiera uppgifterna i anmälan innan den blir synlig för övriga handläggare i modulen. |
Går det att flytta över en anmälan från Företrädesrättsmodulen till ett rekryteringsärende? | Nej, för närvarande går det inte. Det går att lägga in manuella ansökningar, se manual. |
6. Arkivering, gallring och GDPR
Frågor | Svar |
Vad innebär att ett ärende i Varbi gallras? | Gallring innebär att alla ansökningshandlingar och personuppgifter på kandidater som inte har kandidatstatus "Anställd" eller "Överklagat" gallras ur systemet och ansökan anonymiseras. Handlingar som är gallrade går inte att återskapa. |
När gallras ett ärende och varför? | Enligt UU:s bevarande- och gallringsplan ska ansökningshandlingar och personuppgifter för kandidater som inte fått anställning sparas i 2 år från att rekryteringen avslutades. När en ansökan inkommer i Varbi sätts ett gallringsdatum 2 år fram i tiden. När ett anslag görs i Varbi ändras gallringsdatum till 2 år från anslagsdatum. |
Hur kan jag se vilket gallringsdatum en ansökan har? | I kandidatlistan i Varbi kan man välja vilka kolumner som ska visas. Klicka på kugghjulet i övre högra hörnet och välj "rensningsdatum". Nu visas vilket datum som ansökan kommer gallras |
Min rekrytering pågår längre än 2 år, hur gör jag för att ansökningarna inte ska gallras? | Kontakta HR-avdelningen som manuellt kan flytta fram gallringstiden på ett ärende. |
Ny integration mot W3D3 är under utveckling, hur ska ärenden hanteras innan den nya integrationen är på plats? | Ärenden hanteras enligt samma rutin som tidigare. Diarienummer tas ut från W3D3 och verifieras i Varbi för att handlingarna ska föras över vid arkivering. Ärendet läggs ad acta i W3D3 efter att överföringen mellan systemen gjorts. |
Handlingar som är uppladdade i checklistor förs inte över till W3D3. Varför? | För de handlingar som för närvarande inte kan hanteras av integrationen fungerar Varbi som ett underdiarium tills de förts över till W3D3 retroaktivt när den nya integrationen är på plats. Det räcker att handlingarna finns i Varbi under en övergångsperiod |
Kontakt
Vid övriga frågor kontakta varbi@uu.se