Hybrid-möte i fysiskt rum och e-möte
Använda Zoom i ett fysiskt mötesrum
I ett mötesrum som har utrustning för e-möten kan du använda Zoom för att även få med deltagare som inte kan komma till det fysiska rummet. Ett möte som har deltagare i ett fysiskt mötesrum och samtidigt anslutna via Zoom är ett så kallat hybrid-möte.
Läs längre ned för hur du ansluter i ett rum med videkonferens-system.
De mötesrum som är förberedda för e-möten har mötesskärm, kamera, mikrofon och högtalare.
Mötesskärmen ansluter du med HDMI-kabel (DPort, USB-C m fl) eller VGA+ljud.
Kamera, mikrofon och högtalare ansluter du med USB.
Ställa in din skärmdelning
Det finns flera val för hur du kan visa din dators dokument och fönster. Du väljer själv hur du vill göra. Här berättar vi lite om hur valen, dess fördelar och nackdelar.
- Spegla din dators skärm.
Det betyder att det som visas på din dators inbyggda skärm även visas mötesskärmen.
Fördelar:
- Du ser på din egna skärm vad som visas på mötesskärmen.
Nackdelar:
- Om du vill se e-mötesdeltagare kommer det fönstret att skymmas av andra dokumentfönster.
- Deltagare i rummet ser allt du ser. Du kanske inte vill visa alla dina öppna fönster/dokument/e-post mm.
- Använd mötesskärmen på väggen som en separat skärm (rekommenderas)
På mötesskärmen visas det som du flyttar till den skärmen. Det innebär att du kan välja vad deltagarna i rummet ska se.
Fördelar:
- Du väljer vad deltagare ska se av det som du har öppet/startat på din dator.
Du kan ha ett program för anteckningar/annat som du vill arbeta med under mötet utan att det visas för mötesdeltagarna.
Nackdelar:
- Du måste komma ihåg att flytta fönster från datorns inbyggda skärm till mötesskärmen för att alla ska se.
Innan mötet
Försök att skapa tid till att ansluta din dator till utrustningen i rummet.Se till att du får bild på rätt skärm, att kameran, mikrofon och högtalare fungerar.
Vi rekommenderar att du innan ditt första viktiga möte tränar minst en gång på att ansluta din dator och koppla upp ett Zoom e-möte. Se efter och lär dig hur du justerar kamerans vinkel och zoom för att det ska bli en så bra bild som möjligt för e-mötesdeltagarna.
Bra att vara förberedd och minska stressen.
Du bör placera möteshållaren/ordföranden så att den personens ansikte syns i kameran. Den personen ska även kunna se mötesskärmen med e-mötesdeltagarna.
Möte i mötesrum tillsammans med e-mötesdeltagare
Om du har mötesdeltagare både i det fysiska rummet och med i e-möte finns det några saker att tänka på.
- Flytta Zooms mötesfönster till mötesskärmen och maximera det. Då ser de i rummet e‑mötesdeltagarna bäst och de upplevs som mer närvarande.
- E-mötesdeltagarna ser inte automatiskt det som du visar på mötesskärmen. Du måste i Zoom välja att Dela (Share Screen) det fönster som du vill visa för dem. Om du valt att använda mötesskärmen som en egen skärm drar du först det fönster du vill presentera till mötesskärmen och sedan väljer du i Zoom att Dela fönstret till e‑mötet.
Ansluta i rum med videokonferenssystem
Lättast är om du inte ansluter din dator till systemet med HDMI-sladden.
- Anslut videokonferenssystemet till Zoom mötet.
- På den stora panelen väljer du att starta "Videokonferens".
- Det finns en knapp på den lilla skärmen som heter "Zoom". Klicka på den och följ anvisningarna
- Från din dator väljer du att ansluta till Zoom-mötet på vanligt vis, men se till att din mikrofon och högtalare är av. Du kommer om du är ägare av mötet eller tilldelad att vara värd (host) att ha den rollen i mötet.
Välj även att inte starta din kamera och om den startas automatiskt kan du stänga av den. Du syns via videokonferenskameran tillsammans med de andra deltagarna i det fysiska rummet.
Om det blir rundgång i ljudet stänger du av högtalaren OCH mikrofonen i din dator.
De som ska dela en presentation till mötet kan välja "Share Screen" i sin Zoom.app och skriva in mötes-id.
På så sätt visas presentationen för alla i det fysiska rummet och för de via Zoom samtidigt. Den som presenterar kan starta sin kamera, men inte mikrofon och högtalare, för att synas bra tillsammans med sin presentation.
Om det delade inte syns på skärmen på väggen behöver du välja på den lilla panelen att dela (Share) datorbilden till skärmen,
Dra datorsymbolen till skärmen som ska visa delningen.
Det kan hända att du också behöver trycka på bilden en gång och välja "Maximera" för att den ska visas.
Mötets värd eller vicevärd (host/co-host) ska då använda "Spotlight"-funktionen för att se till att den som presenterar syns hos alla. Sätt Spotlight på rummets Zoom-video eller på presentatörens Zoom-video.
____________________________
Har du frågor? Kontakta IT-support.