Frågor och svar om universitetsgemensam IT
Vad händer nu? När kommer den nya avdelningen igång?
Universitetsdirektören beslutade om organisationsstruktur för universitetsgemensam IT i juni, se nyhet på MP.
Enligt den preliminära tidsplanen kan avdelningen starta verksamheten 7/10. Under hösten kommer endast små förändringar att göras. Kontaktvägar, förändrade rutiner och eventuella förflyttningar kommer att kommuniceras i god tid via MP och andra kanaler. Informationsmöten för chefer och arbetsledare kommer att hållas i slutet av september.
(Uppdatering: UIT startade sin verksamhet 7/10. Se UIT i katalogen
Vilka medarbetare har överförts till den nya avdelningen?
I maj 2019 genomfördes en MBL-förhandling och resultatet av förhandlingen innebar att186 medarbetare har flyttades över till universitetsgemensam IT den 7/10 2019, se delrapport 2 för mer information. De som flyttats över är medarbetare inom universitetet som i huvudsak arbetar med tjänster/arbetsuppgifter enligt Delrapport 1: IT-tjänster och infrastrukturer. Utöver de 186 medarbetarna har ytterligare medarbetare flyttats över under hösten (nyligen identifierade eller nyanställda).
Hur gick rekryteringen av chefer till?
Efter beslut om organisationsstruktur i juni startade processen med rekrytering av enhetschefer.
Nuvarande chefer inom IT-området på universitetet, som förhandlats att ingå i den nya avdelningen, gavs möjlighet att anmäla intresse och söka befattningarna i ett första steg. Om dessa personer skulle visa sig inte uppfylla kravprofilerna och efter intervjuer och referenstagning inte ha rätt kompetenser och erfarenhet för de nya befattningar planerades att gå vidare med extern rekrytering. Då nuvarande chefer uppfyllde kraven behövdes ingen extern rekrytering.
Juni: Kravprofiler för de sex befattningarna togs fram av IT-direktör Lisbet Holmberg Stark. Enskilda samtal genomfördes med nuvarande chefer inom IT-området inom UU, som förhandlats att ingå i den nya avdelningen. Syftet med samtalen var att informera om enheternas uppdrag, kravprofilerna för respektive chefsroll samt processen för intresseanmälan.
Juli: Möjlighet för nuvarande chefer att lämna intresse för de ny befattningarna via process med CV och personligt brev.
Augusti: Samtal och intervjuer med nuvarande chefer om roller och sökta befattningar i två omgångar - med IT-direktör samt extern representant. Intervjuomgång 2 syftade till att säkerställa kandidaternas specialistkunskaper inom IT-området. Urval och referenstagning. 15/8, 22/8 och 29/8 Information till personalorganisationerna (MBL §19) om process och förslag till placeringar.
September: 5/9 Förhandling (MBL §11) om placering. Besked om placering till nuvarande chefer + UIT-medarbetare samt chefer och andra intressenter inom UU.
Hur kommer medarbetarna att placeras in i avdelningarna och när får vi besked om placering?
I arbetsgruppen Roller och Ansvar har arbete med att kartlägga och analysera vilka roller, kompetenser och ansvar som finns bland medarbetare i dag genomförts. I arbetsgruppen ingår nuvarande chefer och arbetsledare med kunskap om medarbetarnas arbetsuppgifter.
Resultatet av arbetet överlämnas till enhetscheferna, så snart dessa är utsedda, för vidare beredning av förslag till placering samt underlag för framtida kompetensförsörjning. Enligt den preliminära tidplanen kommer besked och placering av medarbetare att lämnas i början av oktober, efter förhandling.
(Uppdatering: besked lämnat och placering genomförd efter MBL-förhandling 3/10. UIT startade verksamheten 7/10.)
Finns det möjlighet att påverka mina arbetsuppgifter/arbetssituationen i nya IT-organisationen?
Ja, i dialog med närmaste chef, bland annat i samband med utvecklingssamtal. Kompetensutveckling är prioriterat.
Hur överbrygga om chef och medarbetare sitter på olika ställen?
Genom regelbundna avstämningar. Strukturer och arbetssätt kommer byggas upp för att göra detta möjligt. Det behövs bland annat tydliga roller och ansvar, ett tydligt uppdrag, ett coachande förhållningssätt samt personligt ledarskap.
Vad händer med övriga arbetsuppgifter som medarbetaren hanterar idag? D.v.s. de tjänster/arbetsuppgifter som inte omfattas av Delrapport 1.
Detta kommer att lösas i dialog med ansvarig chef från fall till fall.
Kommer det att bli förändringar på den befintliga IT-avdelningen och inom universitetsförvaltningen?
Ja. Medarbetarna på IT-avdelningen kommer att övergå till universitetsgemensam IT. De medarbetare inom universitetsförvaltningen (men utanför IT-avdelningen) som huvudsakligen arbetar med de tjänster som definierats i Delrapport 1 kommer att överföras.
Hur kommer överlämningen att gå till?
Under hösten överlämnas verksamhet och arbetsledning från nuvarande chefer till nya chefer. Nuvarande chefer finns både bland anställda som flyttas till den nya avdelningen och inom andra organisatoriska enheter inom universitetet.
Arbetsuppgifter överlämnas efter överenskommelse mellan nuvarande och nya chefer. Medarbetare behåller alla nuvarande arbetsuppgifter tills annat överenskommits.
Information från tidigare utvecklingssamtal överlämnas vid personliga möten mellan nuvarande och ny chef.
Personalfrågor och andra HR-relaterade frågor besvaras av HR-specialist Helén Kirchmann och HR-generalist Linnea Nygård, HR-avdelningen.
Frågor om ekonomi och finansiering
Hur ser budgeten för hösten ut?
Under perioden av samexistens görs inga förändringar i beslutade verksamhetsplaner eller budget: Personal- och övriga IT-kostnader bärs av nuvarande organisatoriska enheter och ingen debitering enligt ny modell kommer att ske.
Hur finansieras universitetsgemensam IT?
En ny modell för finansiering och debitering av IT-kostnader träder i kraft 2020. Den nya universitetsgemensamma IT-verksamheten kommer att finansieras med universitetsgemensamma medel, genom en IT-avgift och debitering av tilläggstjänster. Därutöver förekommer avgiftsintäkter från externa tjänsteleveranser och finansiering (anslag) till vissa investeringar av universitetsgemensamt intresse.
Alla organisatoriska enheter inom universitetet betalar IT-avgiftför sina anställda och övrigt verksamma där service och support ingår, samt bastjänster. Mer information om finansieringsmodell och debitering ges under hösten och presenteras på MP: Ekonomi/2020 Universitetsgemensam IT.
Hur kommer debitering av IT-kostnader att ske?
Debitering av IT-avgift kommer att ske utifrån uppgifter i bland annat Akka, så det är viktigt att de uppgifterna är korrekta. Se information i Ekonominytt 2019:3, och på MP: Ekonomi/2020 Universitetsgemensam IT.
Frågor om budget, finansiering och debitering besvaras av controller Margareta Uvhagen Antoni, avdelningen för ekonomi och upphandling.
Frågor om organisationsstruktur
Hur ska krav- och behovsuppfyllnad från verksamheten hanteras när det lokala IT-stödet ingår i en annan organisation?
Detta är en högprioriterad fråga. Processer för att inhämta lokalt behov och krav kommer att utvecklas, främst inom enheten för verksamhetsstöd. IT-nämnden (vicerektorerna, universitetsdirektören, överbibliotekarien och en studentrepresentant) kommer att spela en central roll vad det gäller prioriteringar och strategiska satsningar för att utveckla universitetets IT-verksamhet ur ett verksamhetsperspektiv. Krav från verksamheten har identifierats och har utgjort underlag inför framtagande av organisationsstruktur för den nya avdelningen, se delrapport 3.
Vilka roller/funktioner kommer att finnas inom enheten för verksamhetsstöd?
Inom enheten för verksamhetsstöd finns verksamhetsutvecklare, projektledare, programledare, förändringsledare och portföljkoordinator. Projektledare, programledare och förändringsledare kommer arbeta uppdragsbaserat, vilket innebär att vid behov kunna erbjuda intern temporär kompetensförstärkning istället för att anlita extern kompetens via t.ex. konsulter.
Antalet verksamhetsutvecklare kommer att bestämmas i samband med arbetet att placera medarbetare i respektive organisatorisk enhet och blir en fråga för enhetschef verksamhetsstöd.
Hur utses platsansvariga?
Vilka som får uppdrag som platsansvariga för olika campus är inte bestämt. Det blir enhetschef för service och support som kommer utse dessa.
Hur samspelar platsansvariga och verksamhetsutvecklare i verksamheten?
Samspelet mellan verksamhetsutvecklare och platsansvarig kommer inledningsvis ske informellt via daglig kontakt på UUIT:s campuskontor där både platsansvarig och verksamhetsutvecklare har sin hemvist. De har skilda uppdrag och arbetsuppgifter; verksamhetsutvecklare arbetar med beställarstöd (framtida behov/krav) medan platsansvarig arbetar med att koordinera verksamhetsnära-/på platsen-service (1:a och 2:a linjens användarsupport inkl. support till datasalar och AV) . Framtiden får utvisa om det finns behov av mer formaliserat samarbete på denna nivå. Enhetschef för verksamhetsstöd och enhetschef service och support kommer äga denna fråga gemensamt.
Övergripande frågor (från tidigare FAQ)
Varför görs den här förändringen?
Universitetets ledning vill öka samverkan och samordning samt möjliggöra kraftsamling och effektivisering för en ökad konkurrenskraft.
Varför behöver Uppsala universitet en ny IT-organisation? Varför inte öka samordningen istället?
Det är svårt att samordna med olika beslutsordningar. Skapandet av avdelningen för universitetsgemensam IT möjliggör kraftsamling för gemensamma lösningar och ger skalfördelar.
Frågor om organisation och övergripande frågor besvaras av IT-direktör Lisbet Holmberg Stark.