Förändringsledning och arbetsgrupper
Förändringsledning
- Lisbet Holmberg Stark, IT-direktör
- Patrik Wallin, projektstöd och koordinator Gemensamma arbetssätt
- Sofia Ljungman, kommunikation och koordinator Kommunikation
- Helén Kirchmann, HR
- Linnea Detterberg, HR, koordinator Roller och ansvar
- Linnea Nygård, HR
- Margareta Uvhagen Antoni, koordinator Ekonomi, kvalitet och uppföljning
- Pelle Andersson, koordinator Masterdata
Arbetsgrupperna leds av koordinatorer som ingår i förändringsledningen enligt ovan. Baserat på uppdragsbeskrivningarna för arbetsgrupperna så har nuvarande chefer och IT-ansvariga tillfrågats om att identifiera kompetenser och medarbetare som kan bidra i arbetet. Ett 40-tal medarbetare och två skyddsombud medverkar i arbetsgrupperna just nu (början av juni) och fler kan tillkomma vid behov. Koordinatorerna kan svara på frågor om vilka som ingår i arbetsgrupperna.
Arbetsgrupper
Organisation
Uppgift: Arbeta fram förslag till organisationsstruktur för universitetsgemensam IT samt förslag till samarbetsmodell mellan verksamhet och IT. Arbetet leds av IT-direktören.
Roller och ansvar
Uppgift: Att kartlägga nuvarande roller och ansvar för alla medarbetare som kommer att ingå i universitetsgemensam IT samt ta fram arbetsbeskrivningar per roll.
Gemensamma arbetssätt
Uppgift: Att säkerställa en sömlös övergång till den nya organisationen utan negativ påverkan på stödet till verksamheten. Två prioriterade områden har identifierats (Service och support samt incident, problem change) där gemensamt överenskomna arbetssätt måste finnas på plats och vara kommunicerade till berörda medarbetare och verksamheter. Vid behov kan ytterligare områden komma att prioriteras av uppdragsgivaren och läggas till detta uppdrag.
Uppgift: Att säkerställa en sömlös övergång till den nya organisationen utan negativ påverkan på stödet till verksamheten genom en operationalisering av finansieringsmodellen i form av bl.a. ekonomistyrningsmodell (inkl. projektgrupps- och projektstruktur) och budget 2020.
Masterdata
Uppgift: Att säkerställa en sömlös övergång till den nya organisationen utan negativ påverkan på stödet till verksamheten genom att administrativt kvalitetssäkra migrering av medarbetare och chefer till en ny projektgrupps- och projektstruktur inom en ny avdelning så att behörigheter till lokaler och system följer med.
Kommunikation (startad i augusti 2019)
Uppgift: Planera, dokumentera, prioritera och genomföra åtgärder som måste göras för att UIT ska ha kvalitativ intern kommunikation inom avdelningen och inom UU inför starten 1/10. Stödja och samverka med övriga arbetsgrupper i införandet, särskilt Gemensamma arbetssätt som ansvarar för liknande arbete med kommunikationskanaler för service och support samt incidenthantering. Inventera och dokumentera resurser (personal) som arbetar med information och kommunikation kring IT idag. Skapa förutsättningar för att etablera samarbete på kort (innan 1/10) och lång sikt mellan personer som arbetar med kommunikation och information om IT-frågor inom UU och UIT.