Så här gör du en direktupphandling
Arbetsflöde för direktupphandling, (Powerpoint bild)
När du gör en direktupphandling ska du vända dig till flera leverantörer på marknaden.
Marknadsundersökning:
Sök information om den vara/tjänst du har behov av för att se vilka relevanta leverantörer som finns på marknaden så att du kan utnyttja konkurrensen för att kunna göra en god affär.
Du väljer själv på vilket sätt du vill skicka din kravspecifikation och avtalsmall, som leverantören ska acceptera och godkänna. Du kan skicka det via ett e-postmeddelande eller via den vanliga postgången.
Enkelt förfrågningsunderlag
Välj mall för kravspecifikation och avtal utifrån vad som ska upphandlas (vara eller tjänst).
Är det en direktupphandling av mindre värde kan det räcka med att du skickar en vanlig e-post där du specificerar dina krav.
Redigera mallarna och ta bort kommentarer i högermarginalen (aktivera granskningsfunktionen i Word).
Ange hur du tänker utvärdera (lägsta pris, bästa prestanda etc.)
Till kravspecifikation och avtalsmall kan du om så behövs bifoga relevant standardavtal, exempelvis ALOS05 för varor. Bifoga avtalsmall och ev. bilagor när du skickar iväg kravspecifikationen.
Ange ett sista svarsdatum.
Utvärdera anbud
Kontrollera att anbuden uppfyller ställda krav och att leverantören har angett ett totalpris och accepterat avtalsmallen. Om något är oklart, skicka frågor och begär svar via e-post.
Utvärdera anbuden utifrån de utvärderingskriterier du angett i din förfrågan. Skriv en kort motivering till valet, använd gärna vår mall för utvärdering.
Kontroll av skatter och sociala avgifter
Universitetet ska endast anlita företag som har betalat skatt och sociala avgifter enligt de regler som gäller i det land där företaget är registrerat. För svenska företag gäller också att de ska ha F-skattsedel. Om du anlitar en enskild näringsidkare utan F-skattsedel måste du, förutom fakturan, också betala arbetsgivaravgift och sociala avgifter.
Innan avtal signeras med svenska företag, kontrollera att de betalat skatter och sociala avgifter samt innehar F-skattsedel via Skatteverkets webbsida https://www.skatteverket.se/foretagochorganisationer/sjalvservice/allaetjanster/tjanster/hamtaforetagsinformation.4.35c34f651660af3747c1ad6.htmlDå Där fyller du i företagets organisationsnummer samt din egen e-postadress och får informationen via e-post. Vid frågor, ring Skatteverket, tel. 0771-567 567.
Om det svenska företaget du ska skriva avtal med är okänt eller om du ska handla för en större summa bör du kontrollera att företaget inte har några aktuella skatteskulder eller andra skulder hos Kronofogden. Du bör även kontrollera företaget om du misstänker att något kan vara fel. Du kan antingen ringa till Kronofogden på 0771-73 73 00 och uppge företagets organisationsnummer eller skicka en e-post med det till kontakt@kronofogden.se Ange ”Upphandling skulduppgift” i ämnesraden. De svarar inom ca 48 timmar
Innan avtal signeras med utländska företag: Begär att de skickar dokument som styrker att företaget är registrerat samt att företaget betalat skatt och sociala avgifter i det land där det är registrerat. Du kan utforma detta krav på följande sätt mot leverantörerna:
1. Submit a copy of your company registration certificate issued by a competent authority or equivalent in the country where your company is established to verify that your company fulfills existing demands of company registration.
2. Submit a certificate from a competent authority or equivalent in the country where your company is established showing that your company has paid prescribed social insurances, taxes and other fees. The document must not be older than two (2) months before the day you receive this request.”
Skriva avtal
Redigera den gulmarkerade texten i avtalsmallen finns både för varor och tjänster.
Skriv ut två exemplar av avtalet som prefekt/motsvarande signerar.
Skicka avtalet till leverantören för underskrift. Begär att ett exemplar returneras.
Vetenskapliga instrument inköpta utanför EU kan bli befriade från tull (3-4 % av värdet). Du kan läsa mer om detta under Tullfri import.
Leverans och betalning
Vara. Kontrollera att leveransen är komplett och oskadad. Om installation inte ingår, montera och testa varan så fort som möjligt.
Om installation ingår ska leverantören göra en funktionskontroll. Godkänn inte varan förrän den uppfyller ställda krav och leverantörens utfästelser. Se till att ev. utbildning genomförs.
Tjänst. Kontrollera att uppdraget är utfört enligt ställda krav och att ev. dokumentation levererats.
Betalning. Betala inte i förväg. Betala efter godkänd leverans alt. godkänd funktionskontroll eller när utförd tjänst är godkänd.
Tullfri import
Vetenskapliga instrument inköpta utanför EU kan bli befriade från tull (3-4 % av värdet).
Ladda ner ansökan genom att skriva ”Tullfrihet för vetenskapliga instrument” i webbsidans (www.tullverket.se) sökfunktion. Skicka ansökan, information om pris (signerat avtal/orderbekräftelse), information om instrumentet (broschyr) samt varukod/KN-nummer till Tullverket. Kontakta leverantören för att få KN-nummer och meddela att du kommer att ansöka om tullfrihet. Be leverantören att vidarebefordra erhållet tillstånd till speditören.
Skicka in ansökan så fort som möjligt. Ansökan måste vara godkänd när instrumentet anländer till Sverige. Tullverket har en handläggningstid på flera veckor och godkänner inte ansökningar i efterhand. Vid frågor, ring TullSvar, tel. 0771-520 520
Diarieföring och arkivering
Alla direktupphandlingar över 50 000 kr diarieförs av institutionen.
Arkivera följande handlingar:
- Kravspecifikation och ev. förtydliganden
- Vinnande anbud
- Motivering till vald leverantör (Använd vår utvärderingsmall för direktupphandling.)
- Signerat avtal